Звароты падаюцца заяўнікамі на беларускай ці рускай мове ў пісьмовай ці электроннай форме, а таксама выкладаюцца ў вуснай форме. Пісьмовыя звароты падаюцца наўмысным (кур'ерам), па пошце, у ходзе асабістага прыёму. Вусныя звароты выкладаюцца падчас асабістага прыёму.
Пісьмовыя звароты грамадзян павінны змяшчаць:
• назву і (або) адрас арганізацыі або пасаду і (або) прозвішча, уласнае імя, імя па бацьку (калі такое ёсць) асобы, якой накіраваны зварот;
• прозвішча, уласнае імя, імя па бацьку (калі такое ёсць) або ініцыялы грамадзяніна;
• адрас яго месца жыхарства (месца знаходжання);
• выкладанне сутнасці звароту;
• асабісты подпіс грамадзяніна (грамадзян).
Пісьмовыя звароты юрыдычных асоб павінны змяшчаць:
• назву арганізацыі і (або) адрас або пасаду і (або) прозвішча, уласнае імя, імя па бацьку (калі такое ёсць) асобы, якой накіраваны зварот;
• поўную назву юрыдычнай асобы і яе месца знаходжання;
• выкладанне сутнасці звароту;
• прозвішча, уласнае імя, імя па бацьку (калі такое ёсць) або ініцыялы кіраўніка або асобы, упаўнаважанай ва ўстаноўленым парадку падпісваць звароты;
• асабісты подпіс кіраўніка або асобы, упаўнаважанай ва ўстаноўленым парадку падпісваць звароты.
Тэкст звароту павінен паддавацца чытанню. Рукапісныя звароты павінны быць напісаны дакладным, пераборлівым почыркам. Не дапускаецца ўжыванне ў зваротах нецэнзурных альбо абразлівых слоў ці выразаў.
Да пісьмовых зваротаў, што падаюцца прадстаўнікамі заяўнікаў, прыкладаюцца дакументы, што пацвярджаюць іх паўнамоцтвы.
У зваротах павінна ўтрымвацца інфармацыя пра вынікі іх папярэдняга разгляду з дадаткам (пры наяўнасці), якія пацвярджаюць гэту інфармацыю дакументаў.
Пісьмовыя звароты могуць быць пакінуты без разгляду па сутнасці, калі:
• выкладзены не на беларускай ці рускай мове;
• не ўтрымваюць прозвішча, уласнага імя, імя па бацьку, адраса месца жыхарства (месца знаходжання) грамадзяніна;
• не змяшчаюць поўнага наймення юрыдычнай асобы і адраса яе месца знаходжання, прозвішча, уласнага імя, імя па бацьку кіраўніка або асобы, упаўнаважанай ва ўстаноўленым парадку падпісваць звароты (для юрыдычных асоб);
• не змяшчаюць асабістага подпісу грамадзяніна (грамадзян) або асабістага подпісу кіраўніка або асобы, упаўнаважанай ва ўстаноўленым парадку падпісваць звароты;
• не выкладзена сутнасць звароту;
• змяшчаюць тэкст, які не паддаецца чытанню;
• утрымліваюць нецэнзурныя альбо абразлівыя словы ці выразы;
• падаюцца прадстаўнікамі заяўнікаў і да іх не прыкладаюцца дакументы, што пацвярджаюць іх паўнамоцтвы;
• звароты падлягаюць разгляду ў адпаведнасці з заканадаўствам пра канстытуцыйнае судаводства, грамадзянскім, грамадзянскім працэсуальным, гаспадарчым працэсуальным, крымінальна-працэсуальным заканадаўствам, заканадаўствам, што вызначае парадак адміністрацыйнага працэсу, заканадаўствам пра адміністрацыйныя працэдуры, звароты з'яўляюцца зваротамі працаўніка да наймальніка або ў адпаведнасці з заканадаўчымі актамі ўсталяваны іншы парадак падачы і разгляду такіх зваротаў;
• звароты змяшчаюць пытанні, вырашэнне якіх не адносіцца да кампетэнцыі арганізацыі, у якую яны паступілі;
• прапушчаны без уважлівай прычыны тэрмін падачы скаргі;
• заяўнікам пададзены паўторны зварот, і ў ім не змяшчаюцца новыя абставіны, якія маюць значэнне для разгляду звароту па сутнасці;
• з заяўнікам спынена перапіска па выкладзеных у звароце пытаннях;
• звароты ўтрымваюць пагрозы жыццю, здароўю і маёмасці, падахвочванне да здзяйснення супрацьпраўнай дзеі або заяўнік іншым спосабам злоўжывае правам на зварот.
Вусныя звароты могуць быць пакінуты без разгляду па істоце, калі:
• не прад'яўлены дакументы, якія пацвярджаюць асобу заяўнікаў, іх прадстаўнікоў, а таксама дакументы, якія пацвярджаюць паўнамоцтвы прадстаўнікоў заяўнікаў;
• звароты змяшчаюць пытанні, вырашэнне якіх не адносіцца да кампетэнцыі арганізацыі, у якой праводзіцца асабісты прыём;
• заяўніку падчас асабістага прыёму ўжо быў дадзены вычарпальны адказ на пытаннях, якія яго цікавяць, альбо перапіска з гэтым заяўнікам па такіх пытаннях была спынена;
• заяўнік падчас асабістага прыёму дапускае ўжыванне нецэнзурных альбо абразлівых слоў ці выразаў;
• заяўнік ужывае тэхнічныя сродкі (аўдыя- і відэазапіс, кіна- і фотаздымку) без згоды службовай асобы, што праводзіць асабісты прыём, і адмаўляецца спыніць іх ужыванне;
• звароты ўтрымваюць пагрозы жыццю, здароўю і маёмасці, падахвочванне да здзяйснення супрацьпраўнай дзеі або заяўнік іншым спосабам злоўжывае правам на зварот.
Заяўнік мае права адклікаць свой зварот да разгляду яго па сутнасці шляхам падачы адпаведнай пісьмовай заявы.
Пісьмовыя звароты павінны быць разгледжаны не пазней за пятнаццаць дзён, а звароты, якія патрабуюць дадатковага вывучэння і праверкі, — не пазней за адзін месяц, калі іншы тэрмін не ўстаноўлены заканадаўчымі актамі.
У выпадку, калі для вырашэння выкладзеных у зваротах пытанняў, неабходны здзяйсненне пэўных дзеянняў (выкананне работ, аказанне паслуг), атрыманне інфармацыі з замежнай дзяржавы ў тэрміны, якія перавышаюць месячны тэрмін, заяўнікам у тэрмін не пазней за адзін месяц з дня, наступнага за днём паступлення зваротаў, накіроўваецца пісьмовае апавяшчэнне аб прычынах перавышэння месячнага тэрміну і тэрмінах здзяйснення такіх дзеянняў (выканання работ, аказання паслуг) або тэрмінах разгляду зваротаў па сутнасці.
